[Bento2]PDF書籍管理テンプレート作成してみた

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3月 142009
 

だいぶ間が開いてしまいましたが、Bento2のレポート(No.5)です。
今回はすでに体験モニターが作成したテンプレートで公開されていますが、「PDF書籍管理」というテンプレートを作成したのでその過程と思ったことを書きます。

最近私はScanSnapというスキャナを使って書籍(主に技術書)をPDF化しています。
これが便利かどうかは今回は述べませんが、このPDF化した書籍の管理が前々から問題になっていました。

今なにも整理しておらず、どんどんと貯まっていく一方なので、実際に必要になったときに探す手段がないのです。
一応書籍のタイトルをファイル名にしていますが、それだけではなかなか・・。
これはBentoが使えるんじゃないか?と思って、早速データベースを作成し始めました。

必要な項目としてはこれだけあります。
・タイトル
・表紙画像
・実際のファイルのリンク
・ジャンル
・ISBN
・評価レート
・出版社
・PDFに文字を埋め込んでいるか?
・PDFを作成した日
・メモ

このレポートでは項目を洗い出してからBentoで作成しはじめているように感じていると思いますが、実際にはBento上で、これいるかな?いらないかな?とフォームにおいてみて考えています。
簡単に項目を追加、削除できる点はBentoの利点といえるでしょう。
さらに実際に使い始めれば、必要な項目とか使わない項目が明確になるので、その都度追加・削除することも可能です。
フォーム上から項目を取り除いても、表示されていないだけでデータとしては残ってます。
左下のフィールド一覧から削除するとその項目に入っていたデータも消えます。
もうこの項目使わないけど過去にデータをいれてたのは消したくないという場合はフォーム上から取り除くだけでいいというわけです。

今回のデータベースを作成するにあたり、文字列はもちろんですが、ほかに画像とファイルのリンク、そして選択を使います。
画像は表紙を載せるために使用し、Bentoではメディアフィールドで実現可能。
ファイルのリンクはPDFのファイルをBentoから開けるようにするためのもので、ファイルリストフィールドが使えます。
テキストを埋め込んでいるかどうかは、YES,NOがわかればいいので、チェックボックスフィールドで表現できます。
ジャンルは選択フィールドを使えば実現できます。

前回のように悩む要素はまったくなく、それぞれのフィールドを作成してフォームの載せていくだけで完成しましたが、
その後実際に使用している内に必要かなと思ってきた項目があります。
・著者
・目次
・内容
出版社を項目に入れておきながら、著者をいれてないことに気がつきました。著者で絞り込みしたいときには必要だと思うので追加です。
目次はその書籍の内容が反映されているので、欲しいところなのですが入力が大変になるので見送ります。
内容はすでにメモというフィールドを置いているのでそちらに記入することで済みました。

このように思い立ったら見栄えのよいデータベースがパパッとつくれるのがBentoのよいところだと思います。

Mac Fan:「Bento 2 体験モニタープロジェクト」
体験モニターが作成したテンプレート

 Posted by at 11:55 AM

[Bento2]業務日報データベースを作成してみる(後編)

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2月 112009
 

4回目のレポートです。

前回後回しにしていた難しそうな項目を実装していこうと思います。
残っていた項目は、
3.イベント表示
4.TODO(表示&追加)
6.RSSフィード表示

3のイベント表示から挑戦してみます。
標準のフィールドではできないため、iCalのイベントをいじることになりそうというのは予想できました。
とりあえずiCalイベントをフォームにドラッグしたら、いまの登録されているイベントがすべて表示されるようになるのかな?と思って実際にやってみたところ、なにも入っていないiCalイベントという表が作られ、戸惑いました。
チュートリアルでおさらいしてみたところ、こういう使い方に関しては触れられていませんでしたので、もしかしたらできないのかもしれません。
次に試してみたのが、スマートコレクション。
これはメールのスマートメールボックスと同様、検索結果を1つのコレクション(グループ)としてまとめる機能です。
早速iCalイベントにスマートコレクションを追加してみます。
iCalイベントを右クリックし「新規スマートコレクション」を選択しますと、検索条件とその結果が表示される画面になりますので、検索条件として「開始日・次の値後・0日」として検索ボタンを押下したところ、今日のイベントが表示されました。
厳密には開始日と終了日の範囲で検索するのがベストですが、今回はこのまま進めてみます。
スマートコレクションができたので、早速フォームにドラッグしてみます。
やはりなにもない表が追加されました。できるならば勝手に表示されてほしいのですが、そういう用途には使えないようです。
つまり、その日のイベントを知りたければ、直接先ほど作成したスマートコレクションをみなければいけないということです。
仕方がないので、3のイベント表示は断念しました。
これから先方法が見つかったときには紹介いたします。

次に4のTODO
表示は3で無理ということがうすうす感じてはいますが、登録はできるはずです。
iCalタスクをフォームにドロップしてみました。3と同じで0件のレコードの表が作成されました。
ためしにフォームに追加した表の「+」でレコードを追加してみて、iCalタスクでチェック。
ちゃんと登録されていました。カレンダーは「Bento」になっています。これも変えられると思いますがとりあえずこれでいきます。
表の表示は「タイトル」と「完了日」だけにしました。
1日のはじめに今日やることを追加し、終了するごとに完了日のチェックを入れるという運用です。
もし次の日に持ち越してしまう場合は、次の日のはじめでiCalタスクからチェックの入っていないタスクを追加することでなんとか対応できます。本当は自動的に入ってほしいのですが。

最後に6のRSS
当初はBentoを開いた時のニュース一覧が見られたらいいなと思ったのですが、3の時と同様で自動では表示されませんので、断念しました。
逆に自動表示ができないなら違う発想として、気になるRSSフィードをBentoのレコードとして登録すれば、後で業務日報を見直したときに、この時はこんな出来事があったという記録になりそうです。

とりあえず画像のような業務日報ができあがりました。
あとは実際に使っていき、必要な項目がでてきたら追加していこうと思います。
簡単に項目を追加できるのがBentoのいい点ですからね。
bento0211

Mac Fan:「Bento 2 体験モニタープロジェクト」
体験モニターが作成したテンプレート

 Posted by at 12:35 AM

[Bento2]業務日報データベースを作成してみる(前編)

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2月 012009
 

3回目のレポートです。

今回は標準のテンプレートにたよらず、データベースを作成してみました。
作成するネタは、業務日報です。
大部分の人はこんなものいらないと思うのですが、私は今までテキストファイルに適当につけてたのです。
Ruby( on Rails)という言語を使って自分のWebサーバで動く業務日報を作ってみたりもしたのですが、色々あって結局使わなくなってしまいました。
今回はそのリベンジという部分もあります。

とりあえず欲しい項目を挙げてみます。
1.日付
2.出退勤時刻(タイムカードとかなく、自己申告なので)
3.1の日付のイベント
4.TODO (今日やる仕事を記録できる。iCalのタスクは別に表示しなくていい)
5.メモ
6.RSSフィード

まず新規ライブラリの作成。空白で作ってみました。
次にどうやって項目を反映させていくか検討します。
1.フィールドタイプの日付を使用できそう。
2.フィールドタイプの時刻を使用できそう。
3.iCalイベントからデータを持ってきて表示したいのですが、1の日付のイベントのみ表示とかできるのかわからない。最悪は現在日付のイベントを表示でもいいかなと思う。
4.iCalのタスクを使ってできないか調べてみる。
5.フィールドタイプのテキストを使用できそう。
6.フィールドタイプのメッセージリストでできないか調べてみる。

できるできないの判断がつかない項目は、3,4,6のようです。
とりあえず1,2,5の項目をフォームに配置し、テーマを石にしてみました。
bento2_3_1

ここまでは順調です。
次回、一筋縄ではいかなさそうな3,4,6の項目についてフォームに追加してみます。

Mac Fan:「Bento 2 体験モニタープロジェクト」

 Posted by at 1:35 AM

[Bento2]アドレスブックのデータを整理してみました

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1月 252009
 

前回は使い始める前までのレビューでしたが、今回は実際に使い始めました。
いうなればファーストインプレッションということですね。

Bentoはデータベースソフトという位置づけですが、OracleやMySQL、PostgreSQLなどのデータベースと違って他のソフトとの連携というものはなく、Bento単体で完結します。
そのためのフロントエンドがあり、簡単にデータベースを作成できてデータ入力も用意という特徴があります。
MicrosoftのMS-ACCESSと方向性は少し違いますが、似ている感じはします。

今回は最初から用意されているアドレスブックを使って整理をしてみようと思います。
アドレスブックは来たメールから登録を行っているだけですので、同じ人で違うメールアドレスでも違うレコードになっていたりという状態で、まったく整理されていないのです。
いい機会ですので、仕事とプライベートのアドレスをグループで分けてみます。

Bentoを起動すると、左側にアドレスブックが用意されています。
OSXのアドレスブックのグループは、Bentoではコレクションという形で表示されるようです。
アドレスをコレクション(グループ)に入れるには表形式で行を選択し、右クリックで「コレクションに追加」を選ぶだけという比較的簡単な方法です。
コレクションに追加すると、OSXのアドレスブックのグループにもきちんと登録されますし、新規コレクションを作った場合でもちゃんとOSXのアドレスブックに反映されています。
不要なアドレスを削除したり、逆に新規に登録する場合でも表形式で入力すると非常に簡単でした。
意外と簡単に整理できてしまったので、同じようにアドレスブックを整理していない人にもおすすめです。

Mac Fan:「Bento 2 体験モニタープロジェクト」

 Posted by at 7:02 PM

[Bento2]インストールと使用開始まで

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1月 212009
 
  • インストール
  • Bento2には30日試用できる体験版があり、
    http://www.bentotrial.com/ja-JP/trial/form/entry.aspx
    からダウンロードできます。
    製品版との違いはなく、体験版を使っていても後々製品を購入しシリアル番号を入力すると製品版になるという仕組みです。
    Bento2を実際にインストールしてみます。
    インストールは簡単でMacでおなじみのアプリケーションフォルダにコピーするという方式です。

  • ホーム画面とチュートリアル
  • 起動するとホームという画面がでてきます。
    Bentoについての詳細
    FileMakerのホームページが表示されます。
    http://www.filemaker.co.jp/products/bento/tours_tutorials
    このページでは動画でチュートリアルを視聴できるので、大量の文章を読まなくてもBentoの機能を知ることができます。
    気になった点としては、「アクティビティ」などの言葉が頻繁にでてくるので、本当のコンピュータの初心者には若干敷居が高いような気がしました。
    この辺はもうちょっと言葉を選んで説明されているほうがいいのではと思います。
    上記のような点がありますが、動画と言うこともあって「ん?」と思っても、操作やだいたいの意味はわかるでしょう。

Mac Fan:「Bento 2 体験モニタープロジェクト」

  • アドレスブックとiCal
  • アドレスブックとiCalのデータからライブラリを作ってくれる機能です。
    これを行わなくても最初からライブラリが作られていたような気もします。
    標準のアドレスブックはメンテナンス性が非常に悪いので、Bentoで管理すると便利だと思いました。
    今回はまだ使いませんが、一度じっくり使ってみることにします。

  • ライブラリを作成してデータを格納する
  • 新規ライブラリを作成するメニューで、テンプレートが多数用意されています。
    テンプレートがしっくりこない場合、空白のライブラリを作って自分で項目を追加していくことになります。
    なるべく近いテンプレートを探して項目を追加/削除していく作り方が一般的になるのかなと考えます。

  • 使用開始までに気がついたこと
  • 今回は実際に使い始めてはいませんが、機能などいろいろ眺めていたところ一つ残念なところに気がつきました。
    それはテンプレートが公式ページに公開されていないということです。
    草の根で広がっていけばいいのですが、牽引役としてまずがメーカー側で追加テンプレートを公開していってもらいたいです。
    できれば50の活用例というページがあるのですが、そこで紹介されている活用例のテンプレートが欲しいところですね。
    せっかく活用例をみて、「こういう管理ができるんだ!」と思っても、自分でフォームを作るまでに至らないのでは?と思ってしまいます。

Bento2の機能のレポートというより、紹介ページなどの方に話が進んでしまいましたが、次回は実際に使い始めてレポートいたします。

 Posted by at 12:59 AM